こんな疑問に答えます。
本記事の内容
- 仕事の効率を上げる3つの手順
- 効率の悪い仕事に行う4つの質問
- 対策を取る際の注意点
時間の使い方を見直し、重要な仕事を行う1日の時間を2割程度から9割にまで引き上げることにも成功しています。
仕事が遅いと思っている人のよくある悩みとして、「もっと効率的に仕事が出来ないだろうか？」という点があると思います。
私は昔、効率的に仕事をしようとしていましたが、どうもうまくいきませんでした。
「何でちょっとしたことに何時間も使ってしまうのか…」と、自分を情けなく思ったこともあります。
しかし、それでもあれこれ試していると時間の効率を上げるにはやり方があるということがわかってきました。
基本的な事ではありますが、それを試すと効率的に仕事が出来るようになり、重要な事に時間を費やせるようになりました。
重要性の低い仕事に追われていた私が、仕事をコントロールして重要度の高い仕事をこなせるようになれた方法です。
効果絶大でした。
その方法を解説したいと思います。
目次
仕事の効率を上げる3つの手順
次の3つの手順を行えば、仕事の効率が大幅に上昇します。
仕事の効率を上げる3つの手順
- 手順①：仕事を効率化して何をしたいのかを考える
- 手順②：効率の現状を把握する
- 手順③：効率の悪い仕事に対策する
１つずつ解説します。
手順①：仕事を効率化して何をしたいのかを考える
まずは、時間の効率を上げて何をしたいのかを考えます。
残業が多く帰宅時間が遅いのなら、「定時に帰る」でも良いです。
「もっと重要な仕事に取り組む時間を増やしたい」でもOKです。
カッコつけた内容でなくても、素直に自分がしたいと思う事を目標にしましょう。
別に誰に報告するわけでもないので、人に言えないような理由でも大丈夫です。
わざわざ目標を立てるのは、挫折防止です。
「簡単に効率化できます！」なんて聞こえの良い事は言いません。
それなりに苦労することもあります。
なので目標がないと、つまづいたら簡単に挫折してしまいます。
だから、しっかりと自分の素直な気持ちを目標にしましょう。
さらに、目標がないと効率が上がった時にさぼる時間が増えるだけで、これではそもそも効率化する意味がなくなってしまいます。
おまけにサボリ時間が増えて「周囲の評判が悪くなってしまう」なんて事もあります。
手順②：効率の現状を把握する
効率を上げるには、自分の今の状態を知ることが不可欠です。
何に時間を使っているのかを知る
まずは、自分が何に時間を使っているのかを知るのが第一歩です。
マネジメントの大家、ピーター・F・ドラッカーもその著書「経営者の条件」で、時間について次のように書いています。
（ドラッカーは、「もし高校野球の女子マネージャーがドラッカーの『マネジメント』を読んだら」の元ネタの人です。）
「私の観察では、成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする。時間が何にとられているかを明らかにする事からスタートする。」
ドラッカーの著書の「経営者の条件」の「時間」について書かれた章の解説記事がこちらです。
時間の使い方は、自分ではわかっているつもりですが、実際は意外とわかっていないものです。
普段自分が何をしているかを紙に書き出す
あまり大雑把だと意味がないので、一つ一つの仕事を全て書き出すつもりで行います。
ちょっとした頼まれごとをされたことも書きます。
もちろん、休憩に行った、飲み物を買いに行った、トイレに行ったなどの仕事と関係ない部分も全て書き出します。
細かいほどいいですが、あまりに細かすぎると記録するのも大変なので、出来る範囲でやりましょう。
ここをしっかりとデータを取ることで、次の対策が生きてきます。
手順③：効率の悪い仕事に対策する
記録をしたら、その記録を見ていきます。
1つ1つの仕事に対して、次の質問に答えてください。手を付けるのが簡単な順に並べています。
時間効率を上げる4つの質問
- 質問①：すぐ出来る仕事を後回しにしていないか？
- 質問②：同じ仕事を何回もしていないか？
- 質問③：その仕事にかける時間は適正か？
- 質問④：そもそもやる価値のある仕事か？
質問①：すぐ出来る仕事を後回しにしていないか？
これは、2~3分でできるような仕事を後回しにしていないかどうかです。
脳の消耗について
後回しにしておくだけで、実は脳というのは消耗します。
逆に、仕事をすぐにこなすと、こなした後はその仕事について「覚えていなくても良い」ことになります。
実はこの「覚えていなくても良い」というのが脳にとっては非常に楽なのです。
あなたも普段の仕事の中で次のような経験がないでしょうか？
「別の仕事をしている最中に、頼まれた仕事をチラチラ思い出してしまう。あれもやらないとなぁと思いながら別の仕事をしている。」
こんな風に、後でやる仕事が残っている状態だと、脳は目の前の仕事に集中しきれません。うんざりして気分も暗くなりがちです。
これは、脳がやる事を記憶にストックしている状態で、「やる事を覚えておくこと」にメモリを使用しているような状態です。
これが、後でやる仕事がないと目の前の仕事に集中できるようになるのです。
やる前だとあんまりピンと来ないかもしれませんが、やってみると驚くほど違います。
その瞬間が最も効率がいい。
仕事をすぐにやる事で、その仕事にかかる時間を最も短くできます。というのも、「ちょっとした仕事」は考えた末にこなすようなものではありません。
頼まれたその瞬間が最もよく記憶しているので効率よく仕事ができます。
ここから時間が経てば経つほど忘れていきます。 ひどい時だと、何を頼まれたか忘れてしまい、もう一度説明してもらう、なんて事にもなってしまいます。
つまりすぐやることで、最短の時間で仕事を片付けてしまえるわけです。
例えば、メールの処理でも見てしまったらすぐに返信します。
「今忙しいから後で」はナシです。
どうしても返信できないような状態なら、初めからメールを見ないようにしましょう。
すぐやる人は仕事が出来る人と評価されやすくなる
すぐやってくれるので周囲からの評価が良くなります。
ひとたび「仕事ができる人」の枠に入る事が出来れば、驚くほど仕事がやりやすくなります。
詳しくはこちらの記事で書いています。
質問②：同じ仕事を何回もしていないか？
一日に何回も同じことをしていたら、それを1日1回に出来ないかを考えます。
一度で済ませられることは一度で済ませます。
「思い出す」や「もう一度準備する」という、一度で済ませるなら一回しかやらないでいい事一回しかやりません。
納品書の処理を何回も行っている、在庫の補充を何度もしているというのも1日1回にします。
質問③：その仕事にかける時間は適正か？
それなりの意味はあるけど、その労力に見合わない仕事について考えます。
これは「簡略化」を検討します。
例として、日報とか週報、月報、設備点検などがあります。
こういったざっくりとした見方をすると、「日々の記録をつけて分析する」のはとても重要なことなので、やめることはできません。
何が必要かの見極め
しかし、その記録をつけて何をしたいか？何の為なのか？をはっきりさせると、必要なものとそうでない物を見分けることができます。
そして、必要のないものをやめることが出来ます。
昔からの流れで、何でかわからないけど記録をつけ続けている事も結構あるので、意外と対策できるものがたくさんあったりします。
しかも完全にやめるわけでもないので割と気楽に出来てオススメです。
例えば、私は設備の日常点検を簡略化しました。
毎日点検をしていたのですが、設備状態を見るのは週に1回や月に1回で全く問題ないのになぜか毎日行っていたので、この頻度を変更しました。
結果としては、毎日20分かかっていたものが、週一回だけ20分かかり、他の日は1分で済むようになりました。
このように、内容によってはかなりの時間を削減できることもあります。
その他にも、excelのデータ処理などであれば、全て計算式にしてしまい、自動で計算されるようにしてしまのも効果的です。
質問④：そもそもやる価値のある仕事か？
最後はその仕事を「やめる」です。
当然ですが、一切手がかからなくなるので最も効果があります。
やる目的がはっきりしない事というのも突っ込んで考えてみると結構あるものです。
多いのが、上司や他部署へ定期的にデータを渡しているものです。
データを渡し始めた当時は必要でしたが、今は使用していないというケースが多々あります。
この辺を調査していき、必要のないものはやめてしまいます。
不安との戦い
しかし、おそらくこの段階では「本当にやめてしまっても大丈夫だろうか？」と不安になるでしょう。
どうしても不安感が強ければ、渡すデータは準備はしておくけど提出しない、という移行期間を作ってしまうのも手です。
しっかりと目的を調査したうえで行えば、経験上まず問題はないのですが、最初のうちはどうしても不安になると思います。
だから、こういったやり方で徐々に進めていくというのが良いかもしれません。本当に必要ならまた再開すればいいのです。
また、不安を感じる周りの人間からの抵抗もあります。
この辺の具体的な「やめ方」については、こちらの記事で詳しく書いていますので、参考になると思います。
ちなみに私は従来、月報の作成に2日を費やしていましたが、これらを駆使する事で、3時間で作成できるようになりました。
上記4つ全て効果がありますが、中でも、「簡略化」と「やめること」は大きな効果を出しているので、本当にオススメです！
ほんと、このご時世絶対やった方が良いです。
ここから更に一歩踏み込んで、時間管理方法に落とし込むことも出来ます。
それについてはこちらが参考になります。
効率UPの対策の注意点
効率UPの対策の注意点
「よくわかってもいないのに効率化を追い求めないこと」
効率化するのは楽になって気持ちがいいので、ついどんどん展開したくなります。
しかし、ここで調子に乗って、よくわかっていない事にまで展開しようとすると、痛い目にあいます。
効率化はあくまでも「目的をはっきりさせて、それを最短で達成する方法に変える」のであって、「時間を短くする事が最優先ではない」のです。
目的があいまいなままでは、最短で達成する方法などわかるわけがありません。
間違った方法で効率化すれば必ず問題が発生します。
なぜわざわざこんなことを書くかと言うと、もう察しがついているとは思いますが、私が失敗しているからです。
調子に乗って大して調べもせずに、いらないと思ったデータどりをやめていったら、「やっぱり後で必要だった」ということがありました。
…こっぴどく怒られました。
まぁ、そんなこともありましたが、目的をはっきりさせて周囲の了解も取れば基本的に問題は発生しません。
発生したとしても周囲も了解しているので何とか対処できます。
しかし、これは外さずに注意しておきましょう。
最後に
もちろん、これらをするのにはそれなりに労力がかかります。
でも、この手の事は、「一度やってしまえば、ずっと楽になる」タイプのものなので、大変かもしれませんが、やってみるしかないと思います。
余計な物をそぎ落とした後の仕事の楽さと心地よさはなかなか良いモノですよ。
やりたいことに手を付ける時間も生まれますので、ぜひ試してみてください！
それでは、今日も一日ご安全に！
