こんな疑問に答えます。
本記事の内容
- ToDoリストとスケジュール表で効率的に仕事を進める手順
- ToDoリストとスケジュール表の作り方
- 仕事を効率的に進めるには脳ミソをうまく活用する
- 仕事の効率が上がった後にさらに得られるもの
今では仕事の時間の9割を重要な仕事に費やせるほどになりました。
私の過去と現在の一日の仕事の内訳です。
ToDoリストやその他のツールを使用している人のよくある悩みとして、「忘れ防止になっているだけで、仕事の効率はあまり変わっていない。」という点があると思います。
私も元々はすごく時間の使い方がヘタクソで、全然仕事が出来ない人間でした。
しかし、仕事の効率を良くすることを考えて10年以上も試行錯誤していると、私にもそれなりの実力がついてきました。
私が試行錯誤を繰り返してたどり着いたのは、ToDoリストとスケジュール表を併用する方法です。
今回は「仕事を効率的に行う為のToDoリストとスケジュール表の作り方」を解説しようと思います。
目次
ToDoリストとスケジュール表の2つが必要な理由
基本的なToDoリストとスケジュール表の2つの役割は次の通りです。
それぞれの役割
ToDoリスト：やるべきことを明確にする
スケジュール表：いつやるかを明確にする
この2つをわざわざ分けるのには意味があります。
最近では、カレンダー(スケジュール表)にやることを全て入れておけば大丈夫という話も出ていますが、私はこれは良くないと思います。
というのも、カレンダーだといつ実施するのかを全て決めなくてはいけません。
仕事には当然、「今すぐではないけどいつかやらないといけない仕事」というのもたくさんあります。
仕事が出来る人は多くの案件を抱え、将来的にはやらなければならない重要な仕事もいくらでもあります。
そういった類の仕事は1つ1つがどれくらい時間がかかるのかも見えませんし、スケジュールに落とし込むのは土台無理な話です。
そういった仕事も含めた全てのタスクを「いつやるか？」に落とし込むのは現実的には不可能です。
それこそ、大した仕事をしていない人にしかできないでしょう。
だから、そういったはっきりしない部分も含めて仕事を進めていくには、スケジュール表とは別にToDoリストが必要なのです。
もちろん、スケジュール表で全て予定を入れられるという人もいるのかもしれませんが、少なくとも私にはそれが非合理に思えています。
ToDoリストの作り方
ToDoリストの作り方を解説します。
簡単に言ってしまえば「やるべきことを書き出して進捗管理をする」です。
次の画像のようなexcelファイルを作成して、印刷して使用します。
作成手順は次の通りです。
ToDoリストの作り方
- 手順①：カテゴリ、タイトルを決める
- 手順②：次にやることを記入する
- 手順③：印刷して進捗を記入する
- 手順④：定期的に内容を更新する
手順①：カテゴリ、タイトルを決める
まずは、やるべき仕事を書き出していきます。
やるべき仕事さえ書き出してしまえばOKですが、カテゴリごとに分けたりすると見やすくなります。
例えば、カテゴリを「設備」として、タイトルは「○○の更新」とします。
このようにして、やるべき仕事をとにかく書き出していきます。
ToDoリストの中で、最も重要な部分を解説します。
このToDoリストの目的は、「大きな成果の上がる仕事に着実に取り組む」です。
だから、ルーチンワークやすぐに終わる仕事は入れません。
ルーチンワークは忘れませんし、すぐに終わる仕事はすぐに終わらせてしまいましょう。
本当にやるべき重要な仕事を考える
やるべきでない仕事をいくら効率的にやっても意味がありません。
どんな成果を上げるべきか？を本気で考えましょう。簡単に書いていますが、本当に超重要です。
これを考えることは「マネジメント」に繋がります。
マネージャーでなくてもマネジメントの理解はとても大切で効果的ですので、興味のある方はこちらの記事が参考になります。
手順②：次にやることを記入する
やるべき仕事のタイトルを記入したら、次はそれぞれの次にやるべきことを記入していきます。
例えば、設備の更新で言えば、仕様を確かめる、業者に連絡するなどがあります。
このような次に取るべきアクションを記入しましょう。
わざわざこれをするのは、次にやることが何だったのかをすぐに思い出せる様にするためです。
私の場合、タスクが常に30個以上あったので、それぞれを思い出すのに「次にやること」が書いてあるのは非常に重宝しています。
これを記入すれば、書式としてはひとまず完成です。
手順③：印刷して進捗を記入する
A4用紙に印刷します。
もちろん、印刷しないでパソコンで見るのもOKです。
しかし、紙にすればパソコンの無い場所でも見れますし、パソコンでもいちいちファイルを開かなくていいのでオススメです。
私は印刷するしないを両方とも試しましたが、印刷した方が明らかに使いやすかったです。
好みがあると思いますので、印刷するかしないかは一度試してみるのが良いですね。
そして、そこに書かれた仕事を進めていきます。
仕事が進んだら、その進捗を簡単に記入していきます。
例えば、「○○の更新」で見積もりを依頼したとしたら、次のように書いておきます。
○○の更新→見積依頼する✔→社内稟議回す
(✔から後ろが、いま記入したところ)
手順④：定期的に内容を更新する
紙に印刷した場合、段々と手書きの部分が増えてくるので、定期的にパソコンに入力しなおします。
すでに終わった部分は消してしまい、新しい次にやるべきことを入れていきます。
私の場合は、2週間に一度更新を行っていました。
スケジュール表の作り方
続いては、スケジュール表の作り方です。
簡単に言ってしまえば、「15分ごとに時間を区切って、一週間分のやることを入れていく」です。
次の画像のようなイメージです。
小さいので拡大します。
作成手順は次の通りです。
スケジュール表の作成手順
- 手順①：スケジュール表にスケジュールを入れる
- 手順②：スケジュール表に沿って淡々とこなす
手順①：スケジュール表に予定を入れる
ToDoリストの項目からやることを選び、15分単位のスケジュール表に予定を入れていきます。
タイミング
いつでも良いのですが、1週間分のスケジュールは週の後半である木曜日に来週分のスケジュール表を作成します。
そして、翌日のスケジュールの見直しは前日の帰り際に行います。
スケジュールを15分単位で決めていくと、時間でガチガチに縛られるイメージがあります。
トラブルの場合はどうするのか？といったことも気になります。
スケジュール表を活用する上でのポイントは次の通りです。
スケジュール活用のコツ
- スケジュールは埋まりきらなくてもOK！
- 予定通り進まなくてもOK！
- 調整時間は適度に１日に2～4回入れる
- 15分でも仕事は意外と進むと知る
少し解説します。
ポイント①：スケジュールは埋まりきらなくてもOK！
スケジュール表は埋まりきらなくても全く問題ありません。
特に初めの頃は、時間感覚もつかみにくいと思うので、午前中だけ予定を入れて後は従来通りというのもアリですね。
無理のない範囲で進めていくのが良いです。
ポイント②：予定通り進まなくてもOK！
予定は狂うこともあるので、その時はその時です。
ずれたからと言って誰に怒られるわけでもないので、リスケジュールすればOKです。
ポイント③：調整時間は適度に入れる(1日2～4回)
どうしてもスケジュールにない仕事が入り込むことがあります。
そこで、「調整時間」で調整します。
この時間に突然舞い込む仕事に対応しましょう。
人によって舞い込む仕事の量も違いますので、多い人は調整時間を増やしてみましょう。
ポイント④：15分でも仕事は意外と進む
15分しかないと、「今日は手を付けるのはやめておこう」と思ってしまいますが、意外とそうでもないという話です。
意外かもしれませんが、人間の脳ミソは5分もあればパフォーマンスを発揮でき、ノッた状態になれます。
逆に最初のパフォーマンスを維持できる時間は短く、45分～90分程度経過するとパフォーマンスが一気に落ちます。
大きな仕事でも、「一部だけでもやろう！」と15分の時間で仕事をこなすと、思いのほか進んで、まとまった時間を作らなくても仕事が終わってしまったりします。
手順③：スケジュール表に沿って淡々とこなす
先ほどのToDoリスト同様に、紙に印刷します。
もちろん、こちらも好みに合わせて紙かパソコンかを選べばOKです。
淡々とこなす
あとは淡々とこなしていきます。
ここはもう、「どれだけこなせるか？」のみです。
スケジュール表にやることを入れたことによって、「次に何やろうかな？」と考える時間を大幅に減らせます。
スケジュール表をやり始めてから気が付きましたが、何をやるか悩むのにどれだけ時間を使っていたかがよくわかりました。
進捗を記入する
仕事に進捗があった時はToDoリストに「進捗」と「次にやること」を記入します。
上司に見せるわけでもないので、簡単に書いておけばOKです。
ToDoリストとスケジュール表はあくまでもツールの1つ
今の時代、時間管理ツールやアプリなんかはたくさんあります。
もちろん、それらを使っても大丈夫です。
私の場合、会社の関係で、他のアプリを使うのが情報セキュリティ上面倒だったからexcelを使用しています。
仕事で重要な、次の4つのポイントをカバーできていれば良いのです。
仕事を行う上での4つのポイント
- 目的をしっかりと見据える
- なすべき仕事を認識する
- どのように実行するかを決める
- 実行する
本記事では、1,2をToDoリストで、4をスケジュール表でカバーしています。
3については、その人の仕事によって違うので本記事では省略しています。
脳ミソをうまく活用するのが仕事効率化のポイント
ToDoリストとスケジュール表を活用するこのやり方は、脳ミソをうまく活用することで効率を上げています。
決断を減らす
従来のToDoリストでは「いつやるか」が明確になっていないので、その都度何をするか？を決断しないといけません。
これが脳ミソに負担をかけています。
脳は小さな決断でも繰り返すと疲労がたまってパフォーマンスが落ちます。
これをスケジュール表に落とし込むことで、決断する時間を極端に減らすことが出来ているのです。
まだやっていないことを忘れる
もう一つ、脳ミソに負荷をかけることがあります。
ツァイガルニク効果
人は達成できなかった事柄や中断している事柄のほうを、達成できた事柄よりもよく覚えている
ToDoリストだけでは、やるべきことが延々と書かれているのでうんざりしてしまいます。
そこで、スケジュール表を活用することで、ToDoリストに気を配る必要がなくなります。
これにより、やるべきことに集中でき、余計な負荷を減らすことが出来るのです。
もちろん、全てこの通りにやらなくても、効率良く仕事が出来る人もいると思います。
一通りのやり方をやってみて、自分には合わないと思う部分は削ってみても良いと思います。
とはいえ、様々な試行錯誤の上に考え出したやり方なので、効率を上げたい方にはオススメしています。
私自身、これをやる様になってから「思っている以上に悩んでる時間が結構あった」ことに気づけました。
それだけで、体感で1日30分～1時間くらいの効率UPです。
仕事の効率が上がった後にさらに得られるもの
ここまででも効率は上がりますが、さらに2つのメリットがあります。
効率UP後のさらなるメリット
- 他者との共有によるさらなる効率化
- 仕事を自分でコントロールできる
解説します。
他者と仕事の共有によるさらなる効率化
ToDoリストとスケジュール表を作成することで、やる事が目に見える形になります。
これを共有するだけで（紙を渡しておくだけ）、何をやるかがお互いに分かるので、共同でする仕事も調整しやすくなります。
何を優先的に進めるかなどをいちいち説明しなくて済むからです。
ToDoリストの共有
私はToDoリストを共有し、2週間～1か月に一度パートナーと進捗確認を行っています。
スケジュール表の共有
スケジュール表は来週の分を作成した時点で共有しています。
共有することで、いつ何をやるか？が明確になり、それに合わせて予定を立ててもらえるので、無駄な調整がなくなります。
この2つはお互いの忘れ防止としてもかなりの効果を発揮しており、お互いに「これをやって良かった！」と話しています。
もちろん、仕事によってはパートナーがいない場合等もありますので、必ずしも共有する必要はありません。
でも、パートナーがいる場合はこれも仕事の効率を高める一つの手段になります。
ですので一度、共有した方が良いと思う人と共有してみるのをオススメします。
仕事を「自分」でコントロールできる
これはToDoリストとスケジュール表を作成していれば、後から勝手についてきます。
仕事がデキる人になる
やるべき仕事をしっかりと見据えて着実にこなすので、端的に言えば、仕事がデキる人になっていきます。
周囲からの評判も良くなり、仕事に対してとやかく言われなくなります。
さらに、余裕が出てくるので急ぎではない重要な仕事に取り組めるようになり、成果が大きく上がります。
具体的には、普段手の付けにくい教育関係や、将来のことを真剣に考える時間が出来ます。
他の誰もが必要だと感じながらも手を付けれていない仕事をやるというのは、優越感もありますし面白いです。
もちろん、自分で好き勝手やるのがしんどい人もいると思いますが、やるべきことが見えるようになってきて面白くなるので、問題ないですよ。
ですので、ToDoリストとスケジュール表を作成して仕事を進めるのを私は断固オススメします！
出来ることなら、仕事を始めたころの自分に教えてあげたいくらいです。
最後に
「時間を効率的に使う」
これはデキる人とデキない人を分ける決定的な項目になります。
この日々の積み重ねが大きな差を生み、あなたを仕事がデキる人間へと導いてくれるのです。
簡単に始められますので、ぜひやってみてください！
やり始めの、頭が整理されてスッキリする感覚、気持ち良いですよ！
それでは、今日も一日ご安全に！
