【備品管理】発注カードのテンプレートと運用解説【ダウンロード可】

悩めるあなた

現場の備品管理用に発注カードを作ろうと思うけど、どうしたらいいのかな？

現場マン

この記事でテンプレートをダウンロードできるよ！

使い方と作成に必要なアイテムも解説するよ！

こんな疑問に答えます。

現場マン

この記事を書いている私(現場マン)は工場の現場に関わって10年以上が経ち、工場の様々な問題に対処してきました。

備品管理も担当し、発注業務の簡略化に取り組み、今では9割以上の発注業務を事務の人に任せられるようになりました。

備品管理の発注業務をもっと楽にしたいと考える人の悩みとして、まずは「発注するのに色々調べる必要がある」があります。

その状態から試行錯誤をくりかえし、最終的には発注業務に必要なすべての情報が発注カードにあればOKだという単純な答えにたどり着きました。

そしてこのように、私自身が過去に発注カードの切替をやった経験があるので、悩むポイントや何が必要かがわかります。

そこで今回は、発注カードで発注業務、備品管理を楽にする方法を解説したいと思います。

心からやって良かったなと思う改善の1つです。

備品管理の発注カードのテンプレート解説

まずは、発注カードがどんな物かを見てもらうのが一番わかりやすいと思います。

テンプレートのダウンロード

発注カードのテンプレートはこれです。

excelファイルを無料配布してますので、ダウンロードして使ってください。

特にメールアドレスの登録等もありませんのでご安心ください。

（もしよかったらこの記事の下にコメント欄があるので、感想もらえたら嬉しいです。）

書式ダウンロードはこちら

発注カードの項目解説

このテンプレートの基本の考え方について説明します。

それは「このを発注カードを見れば発注に必要なすべての情報がわかる」です。

この発注カード1枚あれば十分な状態にします。

だから、もしあなたの職場で他にも必要な情報があれば、足してください。

もちろん、不要な情報欄があれば削除してください。

続いて、内容の解説に入ります。

この発注カードは次の3つに情報を分けています。

カード自体に3つのグループで色分けをしてあります。

それぞれ解説していきます。

グループ①：発注担当者に届けるまでの情報(グレー)

注文する前の発注担当者に発注カードを適切に届ける為に必要な情報です。

次の5つの情報があります。

①：現場用名称

備品を頼む際に現場でその備品を実際に使っている人が正規の品名を知らないことがよくあります。

型番、正式名称などで書いても現場がピンと来なければ意味がないので、現場で通じる名称をここに記入します。

「○○用電磁弁」とか、「○○作業用研磨剤」とか、そんなイメージです。

②：使用場所

使用場所はあまり細かくしても意味がないので、どのライン、工程なのかがわかる程度でOKです。

次の使用部位と併せて情報がわかるようにします。

③：使用部位

どの設備のどの部分か、何に使っている物なのかを記入します。

①、②ですでに物が特定できるようであれば、無理に記入する必要はありません。

④：発注タイミング

「残り何個になったら発注」のように、いつ発注するのかを分かる様にしておきます。

を調べた上で決めましょう。

1日10個使って、納期が3日かかる物だったら最低でも残り30個の時点で発注する必要があります。

ここを間違えると、確実に在庫切れを起こすので、しっかりと考えましょう。

⑤：発注者

発注担当者が誰なのかを記入します。

誰にこの発注カードを渡せばいいのかを分かる様にします。

グループ②：発注時の情報(オレンジ)

続いては、注文をする時に必要な情報です。

⑥：発注名称

注文時に使う名称です。

先ほどの現場用の名称では社外の人には通じませんので、正式名称を記入し注文時はこちらを使用します。

⑦：メーカー

名称や仕様だけでは、業者さんが分かりにくいので、メーカーも伝えてあげます。

⑧：仕様

型番や細かい仕様があるものはそれを記入します。

⑨：数量

発注する数量を記入します。

余剰在庫を持たない視点で言うと、基本的には最低数量での発注が望ましいです。

しかし、使う頻度、発注の手間、発注頻度をどれくらいにしたいのか？などを考えて決めましょう。

⑩：値段

注文時に値段が必要な場合に限りますが、値段を記入します。

現場の人はそれがいくらするのか知らない場合も多いので、知ってもらう為に記入しておくのもアリです。

⑪：発注先

どの業者さんに発注するのかを記入します。

⑫：発注コード

型番商品で、オレンジブックなどのカタログの注文コードがあるものは記入しておきます。

⑬：業者コード

社内の処理で、業者先ごとにコードがある場合は記入しておくと社内の処理が楽になります。

会社によっては、これ以外のコードなどもあると思いますので、発注担当者や経理、資材の人に確認してみましょう。

他にも必要なコードがあれば、新たに枠を追加しましょう。

⑭：納期

リードタイムを記入しておきます。

数量の見直しの時などにも役に立ちます。

⑮発注日

ここは空白にしておき、発注をおこなった日付をその都度記入します。

発注したけど納期が遅れているものなどの、異常を見つける為に記入します。

グループ③：納品時の情報(緑)

最後は、納品時に必要な情報です。

⑯：使用工程

置場に戻すためにどこの工程に持っていけば良いかを記入します。

各現場で発注するのであれば必要ないかもしれません。

工場の資材担当者に発注を依頼する場合には必要かと思います。

⑰：工程番号

事務処理をする時に、どこの工程が購入したかを表す工程のコードがある場合に記入します。

⑱：勘定科目

消耗品費、修繕費などの勘定科目を記入します。

勘定科目ごとにコード番号が付いている場合はそれを記入します。

⑲：置場

この発注カードと納品物をどこに置けばいいのかが分かる様にしておきます。

実際の置き場と納品物の仮置き場と違う場合もあるかもしれませんが、その場合は、両方記入しておくと迷わなくて済みます。

最後にもう一つ残っているのが、「特記事項」ですが、これは書式に当てはまらないイレギュラーな物がある場合に、特記事項に記入をします。

以上のような形で、発注カードに必要な情報を全て載せておくことで、考える作業、調べる作業が0になります。

これだけでも作業が楽になり、手間が省けますが、もう一つ利点があります。

それは、これまで製造が発注していたものを資材担当者に任せることが出来てしまう点です。

これまでだったら調べる作業などがあって依頼出来なかった物でも、発注カードを渡すだけ発注できます。

こうなると、手間が少ないので、資材担当者も引き受けてくれやすいです。

私はこれをすることで、自分で発注すること自体がほとんどなくなりました。

地味に効果抜群なので、ぜひ試してみてください。

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発注カードの運用に必要なルール

備品管理において、無類の強さを発揮する発注カードですが、それは運用がしっかりとしている場合の話です。

運用を間違うと、発注が漏れて在庫切れなどのリスクがあります。

そこで、次の運用ルールをしっかりと設定する必要があります。

順に解説していきます。

①：カードを発注担当者に渡すまでの流れ

発注タイミングを迎えた時に発注カードがしっかりと発注担当者に渡るようにルール設定します。

それには発注カードを誰が、どこに持っていくか？をしっかりと設定します。

まず、発注カードは在庫の現物に貼り付けします。

近くのロッカーにまとめて、、、ではなく、現物自体やすぐ隣に置きます。

カードを別の場所に保管すると、必ず発注を忘れる事態が発生するので現物に貼りましょう。

私の場合、多くは備品にテープで直接貼っています。

そして、発注するタイミングになったら、発注カードをどこにもっていくのかを決めておきます。

こんなイメージです。

発注カードが確実に発注担当者へ渡るようにしましょう。

②：発注時及び発注中のカードの扱い

続いては、発注者がその発注カードでいつまでに発注するのか？を決めます。

とならないように、回収直後に発注をおこなうのがオススメです。

続いては、発注後、納品までの間のカードの置場を決めます。

すでに発注したものか、これから発注するものかがはっきりと分かるように、発注中専用の発注カード置場を作りましょう。

そこに発注担当者が発注済の発注カードを置くルールにします。

1か所に発注中のカードをまとめて置いておくのが良いでしょう。

置く場所は、発注依頼者(現場の人)が発注カードを確認できる、現場の近くが理想です。

③：納品物とカードの戻し方

発注したものが納品されたら、納品物とカードをどこに戻せばいいのかを決めます。

このどちらかになると思いますが、私は現場の人に渡すのをお勧めします。

現場の人に渡せば、現場の人が納品されたことがわかるからです。

どちらがいいかは職場によって異なるので、良い方法を考えてみるのが良いと思います。

④：異常に気付く方法

2つあります。

1つ目は、発注中のカード置場に長い間置いてあるカードがないかを週1回程度確認します。

発注日を記入する欄があるのはこのためです。

これがないと、いつ頃発注したかがわからなくなってしまうので、余計に確認に手間どってしまいます。

発注したけど、業者の手違いで納品されていない場合もあります。

2つ目は、置場に表示をすることです。

何もない状態にしておくと、在庫がないとそこに何を置いていたのかがわからなくなってしまいます。

これを避ける為に、発注カードを作るのと同時に置場の表示を作っておきましょう。

そうすれば、「あれ？補充されてないな？」と気づけます。

以上のような形で、必ず異常に気付く方法を仕組みに組み込んでおきましょう。

また、こうやって発注カードを作るだけでなく、運用環境をしっかりと作っておくことで余計なトラブルを未然に防げます。

これらがしっかりと出来れば、備品の発注だけでなく、備品管理システムとしてもしっかり機能します。

以上をまとめると必要なルールはこちらになります。

これらを決めれば一通り運用ができるようになります。

発注カード運用に必要なアイテム

発注カードの運用を始める為に必要なモノはこちらです。

そして、これらを作るうえで必要なモノを紹介していきます。

発注したい備品というのは、種類が非常に多いと思いますので、発注カードの量は結構な量になると思います。

ですので、しっかりとした道具を使用しないといくらでも時間がかかってしまいます。

発注カードを作るのにかかる手間を極力減らしましょう。

発注カード、置場表示作成用アイテム

発注カードを作るのに必要なアイテムは次のものです。

裁断機

どこの会社にもあると思いますが、欲張って一度に大量の紙を切ろうとすると失敗して「ぐしゃっ」となるアレです。

カッターナイフと定規でも切ることも出来ますが、量が多いと時間がかかるので裁断機を使用しましょう。

昔ながらの手で押し切るタイプの物と最近主流になりつつあるロータリカッターのタイプがあります。

ロータリー刃の方が作業的には楽ですので、買い替え時期にあればロータリー刃の購入を検討してみましょう。

私の職場はこれを使っています。1万円程度です。

安く抑えたいならこの辺を試してみるのも良いかもしれません。

2千円程度なので、だいぶ安くすみます。

送料込みでこの値段は安いですね。

「やっぱり昔ながらのこっちのタイプの方が落ち着く！」という人はこちらでも良いでしょう。

3千円程度です。

ラミネーター

次はラミネーターです。

発注カードがただの紙の状態だと、すぐに汚れたり、折れたりして使えなくなってしまいます。

現場の置場はきれいでない所もあるので、ラミネートして耐久性を上げましょう。

発注カードの運用上、ラミネートは現実的には必須と言えます。

どちらも4千円程度です。

もちろん商品自体はピンキリで色々ありますが、どれを買ってもそこまで大差はないと感じています。

一つだけ言うなら、A3サイズに対応できるかどうかを確認しておきましょう。

発注カードでは必要ないかもしれませんが、ラミネーターがあるとそのうち絶対A3でラミネートしたくなります。

次の2つは、どちらもA3サイズ対応です。

ラミネートフィルム

ラミネートフィルムはラミネーターと同様に必須のグッズです。

選ぶのには厚みとサイズだけ気にしておけばOKです。

厚みは100μと150μがありますが、100μあれば十分です。

後は値段を見て安いものを選んでいけば良いと思います。

クリア感とか色々ありますが、発注カードのクオリティで言えばそんなものはどうでも良いので、値段で見ましょう。

A4サイズです。

A3サイズはこちら。

コーナーカッター

地味に役立つのがこれです。

ラミネートしたものをカットすると、普通は角(カド)がとがってしまいます。

これを放置しておくと、手を引っ掻いてしまったり、角がきっかけになってラミネートがはがれてしまったりします。

これを防ぐ為に角を落としておくのが良いですが、その時に役に立つのがこれです。

ハサミで角を取るより簡単にカットできるのでおすすめです。

これ使うと断然早いです。

発注カードを入れるポスト

その他に必要なのは、発注カードを入れるポストです。

発注依頼用、発注中用の2種類を用意しましょう。

カードポスト

ポストに「発注カード回収箱」、「発注中カード入れ」などと表示をすれば、それっぽくなります。

まぁ、実際は箱であればなんでも良いです。

イメージしやすくするために参考として載せておきます。

これらの準備が出来たら、発注カードをどんどん作成していきましょう。

最後に

発注カードの仕組みを作ること自体は、もしかすると最初は反対されるかもしれません。

しかし、実際にやっている私としては、思い切って一回やってみることをお勧めします。

発注カードは一度運用環境を作ってさえしまえば、もう元には戻せないくらい発注が楽になるので、是非とも進めてほしい改善です。

もちろん、全くトラブルが起こらない保証はできませんが、たとえ多少のトラブルが起こったとしてもやってみる価値はあると思います。

だから、これを機に発注システムを作り上げて、仕事を楽にしてしまいましょう！

最後にもう一度必要なルールとモノをまとめておきます。

書式ダウンロードはこちら

今回おススメしたアイテム。

これらの準備が出来たら、発注カードをどんどん作成していきましょう。

改善ネタに困っている人はこちらの記事をどうぞ

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それでは、今日も一日ご安全に！